Notion 发票报销模板解析

发票报销对职场人并不陌生，我曾经组织过十几场线下活动，发票报销的时候就比较难受，需要贴票，写明细，方便财务进行核对打款。当时并没有站在财务的方向思考，如果是一名财务，如何来管理这些发票？

也就是今天的主题，Notion 发票报销模板解析。选择这个主题原因有二，一是 Notion 中文社区的 Windy 在昨晚的线上对聊中，说到用 Notion 如何管理和进行发票报销。二是 Notion 前天的更新了一个自动 Filter 的功能，刚好可以结合这个案例来讲一讲。

但是注意的是，我不是一名会计或财务，昨晚看了相关 SaaS 公司的产品，了解到发票报销实际很复杂，比如需要校验是否重复填票。如果你是中大公司的财务，建议直接使用 SaaS 产品来减轻压力。如果只是十人以下的小团队，可以尝试 Notion 来管理组织。当然个人可以使用，不用在 Excel 中兜来兜去。

前提概要

• 帮助熟悉 Notion Page 的基础操作，展开全页、查看历史、PDF 内嵌；
• 可以帮助你了解 Notion Datebase 的一些基础功能，如新建属性、Filter 使用、Relation 与 Rollup 操作；
• 了解 Notion 最近更新的自动过滤的操作步骤，减少自己手动操作时间；

内容本来涉及到金额转大写，试着实现了一下，相当复杂，所以也就不在本篇内容中。那就不多说，直接上手组织。

教程声明

考虑到 Notion 是支持多端使用，我使用的是 Mac 版本，如果出现快捷键等操作，Win 用户请将Cmd替换为 Ctrl、Option替换为 Alt。

本教程是半成品教程，更多细节使用并未一一指出与解释。

效果演示

组织发票报销 Database

在组织发票报销 Database 之前，我们需要了解一下发票报销时需要哪些东西，我从企业微信里面的发票报销模块中抽出以下要点：

• 报销公司：如果所在公司出现多个公司，比如有的公司为了方便融资，拆成两个主体；
• 报销类型：基本是差旅、交通与招待；
• 报销事由：也就是报销的原因，比如因为组织一场线下活动产生的费用而报销；
• 费用类型：比较多，分为飞机票、火车票、的士票、住宿费、餐饮费等等；
• 发生时间：消费时间，可以根据发票上时间具体到小时，看个人；
• 费用金额：就是消费的钱；
• 费用说明：比如补充一下这笔费用为什么超出预算？
• 附件：发票照片、行程照片
• 报销人：一半是个人报销个人。

这里可以抽出两个模块，第一个就是发票报销的项目，项目是报销的主体项目，比如一次团建活动。第二个是项目明细，可以理解为团建活动下的出行、住宿、餐饮等项目的费用。通过 Notion 的关系数据库功能，对主体项目与项目明细进行一个关联。且项目明细的金额也可以实时汇总到主体项目中。

了解要点之后，我们就可以开始试着组织我们的管理报销 Database。

新建 Database：组织一个基础的发票报销框架

操作步骤：

1. 新建一个空 Page，选择 Empty；
2. 在刚刚新建的 Page 里，使用 /Table 新建两个 Table，分别命名为：发票报销与项目明细；

快捷键使用：

1. 上述操作步骤一的新建 Page，Mac 用户在客户端中可以使用Cmd + N来新建 Page；
2. 操作步骤二，新建 Table 完成后，可以按住 Option，点击 Block 前⋮⋮，拖拽即可复制。

操作演示：

修改发票报销 Datebase 属性

操作步骤：

1. 展开刚刚新建的发票报销页面，点击右上角 ···，找到Full width选项打开开关；
2. 点击发票报销 Database 中的 Name 选项，开始逐个修改属性。
   • 项目：Name 属性，也就是上面说的团建、线下活动组织，类似就是一些费用的集合；
   • 审批进度：Select 属性，采用三种进度来表示，分别是已提交、审核中、已打款；
   • 申请时间：Date 属性，填写表单的时间，时间中可以使用 End Date 来表示已打款时间；
   • 报销类型：Select 属性，类似团建、聚会、办公用品采买；
   • 总金额：默认 Text，后续需要进行修改，这里是用于计算项目明细的金额；
   • 项目明细：默认 Text，后续会与项目明细进行 relation；
   • 附件：Media & File 属性，上传发票截图与行程单截图，主要是集中费用使用；
   • 报销人：People 属性，如果考虑到自己报销自己，那么可以选择Create By。

操作演示：

修改发票报销 Datebase 属性

1. 点击项目明细分别修改属性
   • 项目明细：Name 属性，对应的团建中的有出行，住宿等项目的费用；
   • 项目：Select 属性，差旅、交通与招待；
   • 类型：Select 属性，飞机票、火车票、的士票、住宿费、餐饮费等等；
   • 费用：Number 属性，选择后点击数字前的 123选择 Yuan ；
   • 报销项目：会在 Relation 后自动生成；
   • 附件：Media & File 属性，上传发票截图与行程单截图，可以分开展示；
   • 说明：Text 属性，解释一些超出报销范围的事项。

操作演示：

接着我们根据需求，填入属性中的一些数据，比如 Select 属性的数据，修改时间的展示样式。

修改 Select 属性

修改时间的展示样式

这里我将时间修改为年、月、日，更符合国人习惯。

发票报销与项目明细 Database 关联

操作步骤：

1. 在发票报销中的项目明细栏，我们修改属性为 Relation，进而检索项目明细 Datebase 进行关联；
2. 修改项目明细的刚刚关联的属性名，改为发票报销；

操作演示：

计算总金额

进行 Relation 关联后，我们需要来计算一下项目明细的总金额，这里就需要用到 Rollup。

操作步骤：

1. 将总金额属性改为 Rollup；
2. 点击输入框，分别选择项目明细、费用与 Sum；
3. 测试总额数据。

设置自动关联过滤

操作步骤：

1. 按照上述步骤创建好 Datebase 且关联好两个 Datebase；
2. 点击项目明细 Datebase 前的⋮⋮，复制这个 Datebase 的链接；
3. 点击项目明细 Datebase 右上角 New 旁边的 ﹀，再点击 + New template；
4. 粘贴项目明细的链接，调整属性位置，方便生成模板后更利于查看使用；
5. 命名模板为报销模板，项目明细 Datebase 的有上方点击 ···，点击后找到 Filter 操作按钮；
6. 选择属性为发票报销，Contains 选择为刚刚命名的报销模板；

这样，我们的自动过滤模板就实现了，之后我们只需要点击报销模板，模板内创建的内容都会自动进行关联，无需手动操作。

操作演示：

数据填入测试

我们随机填入一些数据进行测试，看看一些内容效果，其实演示的 Gif 了。

管理演进

模板满足十人的小团队总结报销基本是足够的。如果扩展到更多人，那么需要就是提前对团队成员约束好，避免对财务造成审核压力，比如重复的发票，在 Notion 中就很难自动判定。

同样本文也没有介绍到 View 创建，通过 View 创建，可以分类筛选不同状态下的数据，拿到自己想要的数据。内容会在录制视频后进行补充。

总结

这个管理发票其实也可以用来管理文件、任务，本质只是属性的不同。再说一个场景就是管理快递邮寄信息 + 记录物品的进存数据，属性添加一个 Tel 与 Checkbox 即可。

模板获取

• https://www.notion.so/7e82840e8c4c49d8b9d93b74304e1b85