Notion Database 实践:使用 Notion 管理软件与服务订阅

教你如何围绕软件服务订阅这个需求,使用 Notion 打造一个属于个人的软件订阅管理库。

Hi~ 我是 Linmi,我又带来了新的一篇 Notion 教程,这次带来的是关于 Notion Database 的小实践,教你如何围绕软件服务订阅这个需求,打造一个属于个人的管理库。

提要

  • 从零组织一个属于自己的软件订阅管理库,包含激活码管理,素材教程管理,提醒续费;
  • 快速组织一个个人电脑配置清单;
  • Notion Database 基础使用;
  • Notion Database 模板使用;
  • Notion formula 小实践;

以上内容没什么太大难度,请放心食用本文,最终效果实现如下:

前言

作为一名 Mac 用户,或多或少会用到一些付费软件,比如 Alfred、Sketch、Sublime 等效率与工作增强性软件。再者,新买 MacBook 或者 MacBook 没开 Time Machine,然后手残给重装(当然更多时候是升级翻车),如果之前没有理好自己的软件清单,简直灾难。

虽然现在有 SetApp 之类的订阅服务,但是考虑是国内用户,9.9 刀的价格直接劝退,一年 600 价格肉还是有点疼,再就拼车也要 30 起步。像我这种经常性的购买打折促销软件,300 元我能买不少软件。考虑大部分软件的迭代周期,订阅制离我还有点远,况且...我有两台 Macbook。

那么话说回来,买了这么多软件,激活码怎么管理呢?

  • 用邮件?统一激活码发送到一个邮箱,再对已经购买的软件进行星标;
  • 用笔记?复制好软件名、激活码挨个添加到备忘录内;
  • 用表格?新建软件名、激活码、购买价格、下载链接等属性,挨个填写就好;
  • 用密码管理软件?比如 1Password 管理。

是的,上述方法都能很好的管理我们的订阅。但是也有一些特别的情况:

  • 有的软件只有老版用着比较顺手,我还想保存一份老版的软件;
  • 有的软件还有使用指南,放在一个笔记下未免过于混乱,放在 Excel 里操作有些困难与观感不好;
  • 有的软件是订阅制,需要提醒我定时续费,比如 Sketch、1Password。

emmm...有没有其他方式能满足上述条件且很好的管理我们的软件订阅?

是的,就是我们今天的主角 Notion。

Notion 管理第一步:建个 Database

建么?真的要先建一个 Database 么?先别急,兄弟我们坐下来先梳理一下需求。

需求梳理

首先是围绕软件系列的东西,如何存放在一个地方?主要有以下点:

  • 基础需求不能少,购买时间、价格、原价等等;
  • 能存放激活码、配置凭证文件,比如各类软件激活码,购买凭证,还有就是类似 Sublime 的配置;
  • 能存放关于软件的教程,素材,比如 Sketch 教程与素材包;
  • 方便快速的找到官网,反激活链接;
  • 软件的属性不同,需要对软件进行分类;
  • 提醒续费,比如购买包年服务,提醒我明年进行续费;
  • 存放老版软件,方便降级;

带着上述的需求,我们来试着在 Notion 中实现。

创建 Database

按照惯例,动图演示少不了。但是鉴于我之前写作 Notion 教程都是 GIF 一把梭,一来网站加载慢,影响观看体验;二来博客因为 GIF 导致博客挂了几次。这一次会重点放在必要的操作流程上,并对一些可串联的流程进行整合。

那么,就开始把玩 Notion 之旅吧!

  1. 点击 Notion 左下角「+ New Page」创建一个新 Page;
  2. 选择默认模板 「Table」,点击后即可创建一个 Table(表单)的展示方式;
  3. 为新建的 Page 命名和填充上 emoji 保持好的观感;
  4. 按照「需求梳理」出来的属性,我们进行挨个创建;

操作 1,2,3:

2019-11-05 23.55.30

注意:创建 Database 后不能「cmd + z」撤回,只能使用删除解决。

操作 4:

这里我们梳理了必要的属性分别是:

  • 软件名:使用 Name 属性类型即可;
  • 软件标签:对原有「Tag」属性栏就行重命名;
  • 购买时间与续费时间:选择 「Date」 属性类型;
  • 购买价格:选择 「Number」 属性类型;
  • 官网或下载链接:选择 「URL」属性类型;

当然还可以创建一个「File」属性类型,存放文件、图片、凭证等等,由于接下来会说到关于文件的存放,所以这个环节就略过。

2019-11-06 00.17.00

组织软件与服务

这次操作示范以 One Switch 为演示对象:

一:填入软件或者服务信息

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这里我依次填入我常用的软件,购买时间、价格、官网链接,接着上传需要的软件。

二:上传软件包与修改时间格式

直接将桌面的软件包拖拽到文件栏即可直接上传,另外由于时间展示是非国人看时间的方式,我会对时间展示样式进行修改,点击时间栏,再点击「Date Formate & Timezone」

2019-11-06 01.21.48

三:修改 icon,保持美观

似乎还缺少点什么,哦,原来是 Logo。

如果想保持整体美观,像上图这样给每个软件加上一个 Logo,可以复制 Logo 链接,点击进入创建好的 Page,再点击软件名上的「Add Icon」,选择「Link」,粘贴 Logo 的链接即可。

2019-11-06 01.23.05

如何管理订阅制软件或者服务

订阅制软件是有时间限制,按天数、按月、按季度或者按年进行订阅,这时候产生的新需求就是提醒我到期续费,避免遗忘导致一些服务中断,比如服务器,SSL 证书续签,我在这两个坑里栽过两次......

那么是不是要再加一个属性,设置一个到期时间?

是的,需要再加一个到期时间的属性,Notion 的 Date 属性中提供了 「Start Date」和「End Date」两个时间属性进行选择。但是很遗憾得是,上述办法可以很好设置到期时间,但是没办法设置提醒(这里艾特 Notion 官方)。如果设置提醒就会直接标红,标红意味着已经到期,这个方式行不通。

2019-11-06 01.53.19

所以我们增加一个到期时间属性,填写到期时间与提醒。这里点击到期时间栏,再点击「Remind」就可以对目前提供的三个时间进行选择。这里设置一周前提醒我(建议搭配 Notion App 使用)。

但是你没有提醒需求,只设置到期时间的话,直接点击时间属性,找到「End Date」选项开启即可。

2019-11-06 01.56.45

但是订阅价格不是一成不变,这里就建议多建一个 Page 或者将老的价格填入 Page 内,这里建议使用第一种,一来美观,二来方便。

一个小 Tips

这里加个小 Tips,录制「End Date」 是在设置提醒方式后面录制的,为了保证画面整洁,我对设置提醒的时间属性进行了隐藏,具体召唤出来可以右键,再点击「Hide」。想要召唤回来,点击右上角「Properties」,再点击需要召回的属性开关按钮即可。

2019-11-06 02.03.46

Notion 管理第二步:软件服务管理与 Notion 模板教学

为软件服务管理生成样板

经过第一步的梳理,这里我们需要保存的内容有:

  • 激活码、购买的邮箱
  • 购买凭证、发票
  • 旧软件包
  • 软件教程

这里操作以 Sketch 为例:

  1. 保存激活码与注册邮箱
  2. 快速找到反激活的链接入口
  3. Sketch 部分软件包存放
  4. Sketch 教程与一些素材包

根据上述内容就可以快速制作出一个模板,我们点击 Sketch 进入 Page,制作好模板。

接着我们填充内容。

2019-11-07 01.54.55

Notion 模板功能使用介绍

但是,我有那么多软件,都要挨个这么写,未来还指不定加入新的软件,还要复制出来现成的内容,挨个删除么?麻烦,太麻烦。

这时候 Notion 的模板功能就能很好的帮助我们解决,未来可以一键复用,不用每次都填写上述内容,方便简单。我们试着开始建一个通用模板。

  1. 点击右上角 New 旁边的「v」,再点击 「+ New Template」;
  2. 命名好,填写好模板信息;
  3. 复制之前我们已经制作好的模板信息,粘贴,即可使用。
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接下来使用我们建好的模板,默认是两种方式:

  • 第一种:点击 Database 右上角 New 旁边的「v」,在点击模板即可开始创建,适合新建软件。
  • 第二种:直接点进 Page 进行点击 Page 中的模板名即可,适合已经创建好的 Page。
2019-11-07 02.04.47

当然不同种类的软件应用模板不同,按照各自需求进行创建即可。

进阶玩法

我想看到今年平摊到每个月我在软件上花了多少钱,怎么进行计算展示?

这里需要借助 Notion Formula 功能,Notion Formula 是提供像 Excel 一样的计算功能,但是操作相对 Excel 还是有一些复杂,且功能不是很完备,但是够用。

  1. 新建属性,选择 Formula 属性;
  2. 计算总金额除以十二月,即「价格/12」,选择,得出每个软件的金额;
  3. 点击 Table 下方的 「Calculate」,选择「SUM」计算每个月总和;
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不过价格计算出现了点问题,这里我们能否四舍五入?截止小数点两位数,保证观感整洁?

这里我偷个懒用Slice()方法解决,具体代码效果如下:

toNumber(slice(format(prop("价格") / 12), 0, 5))

对了,如果我只想看订阅软件月花费多少怎么处理?

  1. 点击右上角「Fliter」,在点击「+ Add a Filter」;
  2. 左侧选择标签属性,接着右侧选择标签为「订阅制」,即可得到订阅软件的每月支出。
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Notion 管理第三步:建个装机清单

开头说了,手残装机或者购置新机,在没有“方针”指导下配置,简直就是一个灾难性事故(排除刚买电脑的同学带有十足兴奋感)。

嗯,其实打个标签就好了,就这么简单。我们为常用的软件软件打上「必装」标签即可。

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为什么没有批量打标签?因为批量打完标签,之前打完的标签都会统一成一个,相对划算。具体可以参考这篇文章:Notion Database 中如何批量修改标签?

为必装软件生成新视图

打上标签还没完事,接下来我们需要为必装软件创建一个新视图,之后配置电脑,先打开 Notion,打开「必装视图」即可愉快配置。

  1. 点击左上角「+ Add a View」,选择 Table 视图,命名「必装」;
  2. 在新图下点击「Fliter」,添加标签过滤。
2019-11-07 01.33.55

接着给老视图进行命名,之后就可以通过切换视图找到自己想要的内容。

分享给你小伙伴

完整的清单建立完整之后,还可以分享给家人,比如我现在还没有的「女朋友」?。

Notion 的 Personal 套餐是可以添加 Guest 进某个 Page 编辑。添加完毕后,就可以愉快的和家人一起共享编辑啦!

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资源模板

以上的内容的模板你可以点击:Linmi 的软件订阅 进行复制学习使用。

最后

为什么我没提到安全性

在上面的内容里没有提到安全这件事,是因为 Notion 本身是邮件验证登录,如果你的账号被盗,那么你的邮箱也是可能被盗。邮箱都被盗了,不止 Notion 软件遇难吧。不过,一般人极少会出现这种情况。如果想预防的话,直接疯狂的建 1000 个 Page 进行混淆......

思考

借助本篇教程,你可以自己搭建出属于自己的 Database,比如

  • 管理服务器、SSL 到期,物件打折消息提醒;
  • 集合自己的笔记,方便随时管理;
  • 制作一个 CRM,邮寄清单。

再借助 Notion 便捷的协作分享功能,能很好的提高不会编程的同学的效率。

对了,如果你有兴趣了解更多的 Notion 使用技巧,我写了一些关于 Notion 小技巧的教程,你可以访问这里看到:Notion Tips

☺️ 最后祝大家生活愉快,我是 Linmi,我们下一篇 Notion 教程见。

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Notion

三个场景,带你学会使用 Notion 分栏

2019-10-23 3:01:50

Notion

如何居中 Notion 的文本与图片?

2019-11-12 5:31:08

20 条回复 A文章作者 M管理员
  1. 请问下在Database模式里面快速的新建一行或者删除一行的快捷键是什么?找了一下午一直没发现,救救孩子!

    • 只能选择复制删除。

  2. 讲的蛮好的,我自己又加了一列剩余天数,类型为formula
    if(empty(prop("到期时间")), "无限制", if(dateBetween(prop("到期时间"), now(), "days") > 0, concat(format(dateBetween(prop("到期时间"), now(), "days")), "天"), "已过期"))

  3. 申请加入

  4. 博主您好,想请问一下 Notion 使用 table 时的日期格式,如何设置显示中文啊?就像文章里的表格一样,我在 format 中无法自定义时间格式,请问可以告知一下么?感激不尽!

    • 不支持。

  5. 哈哈哈哈,这个没有女票的。这句话怎么瞬间喜感

  6. 这个例子告诉了我还是直接用表格管理比较省事,nition的表格功能还有点弱

    • 只是操作教程,Notion 管理软件远比表格要好,如果已经熟知管理直接使用我后面模板即可。

  7. 非常实用的一个模板,已经把自己一些散落在各个阿里腾讯爱名的域名啊服务器的统一的管理起来。想想以前自己是这样管理的,记事本记录账号,大脑大概记住服务器域名还有几个月到期,再登陆看看。有了这个表格,方便很多哈哈。

  8. 美元计价的服务就比较蛋疼,简单的用7来计算也不准确,感觉需要开俩db分别记录

    • 等 API 出来!

  9. 请问软件的logo的链接一般去哪里找?

    • 搜索引擎检索图片即可。

    • Linmi

      想问一下,如果这些检索的图片失效了,Notion 里还会正常显示当时录入的图片吗,还是跟着一起失效?

    • 一起失效,建议下载后上传。

  10. 感谢最后提供的模板,对伸手党很友好

  11. 主题很好看啊,是买的嘛

    • 嗯呐。

    • Linmi

      都不知道自己被回复了hh,虽然我订阅了。建议对被回复的人也搞一个邮件通知。

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