前言

其实在 Notion 的模板中已经有了关于 CRM 的模板,但是实际使用方法让不少人犯难,我复制下来模板之后,应该用在哪里?怎么用?这么用是不是可行的?着实让人犯难。

所以本文会通过「作者」+ 「内容」在 Notion 构建一个协作管理系统,让你学会使用 Notion 搭建 CRM,就像搭积木一样简单,辅助提升你的工作效率,帮你省时省力。

本文要点:

  • Notion Database View + Filter 用法
  • Notion Database Relation、Rollup 简单解析

CRM 是什么?

当然,首先应该是引用一下 CRM 的概念。

“CRM 的全称是 Customer Relationship Management,中文名译作「客户关系管理 」,CRM 是一种企业与现有客户及潜在客户之间关系互动的管理系统。” —— 维基百科 客户关系管理

当然这次分享是只是 CRM 管理的一小部分,但是足以应付一些简单的客户与数据管理,如果是大型业务,建议采用相应的 SAAS 服务进行管理。

话不多说,我们开始吧。

构建作者管理系统

目前我的主职是与技术作者打交道,这里如果套用模型的话,这里的「作者」等于「客户」。早期我在管理作者一般是使用 Google 文档 + Google 表格,其实回过头来看,使用还行,就是操作起来不方便。

  1. 无法与 Google 文档内容形成较好联动,每一次都需要复制链接粘贴;
  2. 表格操作需要拖拽,进行样式修改比较麻烦;
  3. Google 文档、表格由于环境原因无法打开,分享还需要进行导出。

Notion 其实相对上述方式改进其实就是使用方便,操作变得简易, Notion 算是极大节省了我的时间,当然除了节省输入的时间,在回顾上信息上, Google 文档 + Google 表格这种层级的文件,就不如 Notion Database 过滤显示视图来的方便。

怎么说,这算是一个场景与一个工具的完美结合吧。构建最终的呈现效果如下:

实践 Notion 构建作者与内容管理系统-Linmi
实践 Notion 构建作者与内容管理系统-Linmi

需求分析

一个内容生产平台,一般作者的来源有:作者主动申请、作者与读者推荐、编辑邀请。最终到达合作的效果依次是:作者推荐 > 编辑邀请 > 主动申请,但是就信息完整度来说:主动申请 > 编辑邀请 > 作者推荐,信息越充分,被拒的概率也就越高。

鉴于本文是介绍 Notion 如何搭建,且「主动申请」这种方式是已经固定好模板,总觉得能说的干货不是很多,所以这里我就以「编辑邀请」为示例进行讲解。

有个值得说的点:技术圈的作者在构建品牌的第一步时,基本都会把自己的相关信息暴露出来,比如博客、GitHub、邮箱,所以相对其他平台的作者用户也比较容易发掘,算是圈子的一个天然优势。

首先针对性的就需要收集作者的姓名、介绍、联系方式、技术栈、公司、从业年限、博客、GitHub、技术站点主页,这里的联系方式又分为:电话、微信、邮箱与其他可以建立联系的方式。

由于是生产技术专栏内容,首先考察就是作者的技术背景,大部分三年以下的作者的能力是无法胜任专栏写作,一是技术沉淀不足,二是写作文笔跟上不标准。要知道,能做出东西和能教别人做出东西是两回事。

这里有几个点需要重点抓取:

  • 技术栈: 为选题方向做匹配,比如只知道他是前端,但是前端技术栈又细分很多领域,比如三大框架 React、Vue、Angular,服务端比较流行的 Node,我们对技术栈进行标签化,会为后来的选题匹配、作者能力判断提供筛选空间。
  • 公司: 大公司的作者相对能力会更强,至少他们能过大公司面试这一关,就样本数量说,技术能力不会差太远。
  • 从业年限: 技术年限能辅助判断技术沉淀,编程是脑力活的同时也需要大业务量场景辅助学习训练,大部分从业年限久的作者会比年限少的作者经验会更丰富。当然从业年限不能直接和技术沉淀划等号,毕竟真有人写了十年前端,还停留在 「DIV 布局」。
  • 博客或者 GitHub : 这里判断作者标准除了作者写作数量,开源项目的 Star + 绿格之外,也会重点查一下域名注册信息 + GitHub 注册时间。

以上重点均会在接下来的 Notion 作者与内容系统搭建中有体现。还有一些行业点讲出来可能会带来一些麻烦,这里就不多嘴了。

检索作者信息

其实这段说的不太好听就是“人肉”,所以这里只说思路,不玩具体实践,跟着思路可以自行尝试:

找作者方式我梳理了一下有几种:

  1. 搜索引擎:其实核心就这一个点,穷举作者的昵称、ID、GitHub 邮箱、博客等等,顺着这些信息,你可以发掘关键的点,比如邮箱检索到作者豆瓣主页,某年发了个租房链接,还留了微信等等。
  2. 花钱:当你已经有确定作者,这时候花钱的效果可能会更好,作者与作者之前会组织一些合作的群,打入进去,相对你的资源也就丰富起来。当你找到一个作者群,就可以以这个群为突破口,接着扩散开来,归类的话。遇到好的作者单独私聊即可。
  3. 活动会议:单独拎出来讲,会议是比较直接的一种方式,参加一场线下,直接面对面加到讲师微信,这种方式更容易取得信任。

这里也同步一下是实际操作方式,当确定这个作者各项实力没有问题,但是就是找不到联系方式,可以试试:

  1. 社交媒体:如微博、推特进行私信留言;
  2. 技术平台:如 CSDN、博客园、掘金、思否下的作者内容评论区进行留言,比如出版社编辑们就很喜欢批量的发送邀请,结果就是导致被平台封禁,这时候试试和平台运营者建立良好关系?
  3. 他人推荐:这里借助朋友圈、社群、领导上司等等渠道,花钱也好,撒娇也好,都是操作方式,效果最佳,但是使用次数有限制,信任用一次就需要冷却一段时间。

以上只是粗略过一遍思路,具体精细化操作方式我会留在后续的《开发者运营指南》的系列内容里。

如果你的客户或者用户服务群体符合上述特征,不妨试试以上办法。

使用 Notion 组织信息

这里我们针对需求再重新梳理一下,也是为接下来属性设置提供便利。从需求分析部分我们可以可以获取到:姓名、介绍、作者照片、联系方式(微信、邮箱、电话)、技术栈、公司、从业年限、博客、GitHub、技术站点主页、社交媒体(微博、推特)。当然也不必收集这么细致,比如社交媒体在实际业务中作用并不大。

那我们开始使用 Notion 来构建,这里我们点击 Notion 左下角的「New Page」新建一个 Page,图中为三种新建 Page 的方式,当然你也可以快捷键 Mac:Cmd + N、Win:Ctrl + N 新建。

实践 Notion 构建作者与内容管理系统-Linmi

接着我们选择 Table 模板,生成一个 Database 页面。

实践 Notion 构建作者与内容管理系统-Linmi


建好 Database 之后,我们开始设置上面提到的属性。我们先对属性进行分类:

  • Title 属性:姓名,就是 Name 栏,不能删除,也不能修改属性,类似索引作用;
  • Text 属性:介绍、地址、微信,文本属性,不过属性内可以设置字体颜色、粗细;
  • Email 属性:邮箱,设置后点击属性后的链接图标,即可跳到邮件软件;
  • Tel 属性:电话,设置这个属性后,在 iPhone 直接点击属性后的电话图标,即可拨打电话;
  • Select 属性:公司、从业年限,只能选择一个的标签,比如设置好从业年限一年、两年、三年,直接选择对应年限即可,避免手动输入;
  • Multi-Select 属性:技术栈,可以多选的标签,一般个人技术栈都是超过两个,比如一个前端:JavaScript、Vue、Node;
  • Url 属性:博客、Github、技术站点、社交媒体,设置后可以直接点击;
  • File 属性:照片、文件,拖拽到 Notion 即可上传,需要下载即可。

接下来在 Notion 中开始设置属性,默认新建的 Table 提供了三种属性,分别是 Title、Multi-Select、File,所以这里直接重新命名这三个属性即可。这里采用动图进行演示:

实践 Notion 构建作者与内容管理系统-Linmi

依次创建上面的属性内容,创建好后的效果如下:

实践 Notion 构建作者与内容管理系统-Linmi

这里提一个关于上传的内容,可以在桌面准备好图片,拖拽上传即可,方便未来取设计素材使用。

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当然除了上述使用办法,可以直接为姓名前添加图片,这样在内容管理的时候,展示会更美观。

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当然后面还有一些流程执行的工作,比如邮寄合同,也就需要作者的地址;作者在网站 ID,方便快速找到作者主页,开启权限,测试内容。这里根据自己需求添加到 Notion 的属性栏,再使用 View + Hide 进行自定义展示。

比如现有的 Table View 展示表单太长了,我找作者邮寄方式未免有些过于麻烦,能否只展示作者的姓名电话地址?

当然可以,左上角点击「Add a View」,创建一个新的 Table View,接着点击「Properties」关闭不需要的属性按钮即可。

实践 Notion 构建作者与内容管理系统-Linmi

这样每次选择作者地址,直接展示的就是作者地址页面,不需要再单页面进行左右调整寻找。

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数据迁移

早期由于在 Google 表格内放置了不少数据,从 Google 表格导出后,修改好格式,直接导入到 Notion 即可。

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这里说个有趣的点,在导入界面,你点中间四个选项中的任意一个,都可以上传四种格式的文档,Excel 的 XLSX 格式也是支持的。

内容填充

一些作者写了相当多的内容,这里想精选几篇,设置属性又会太长,直接跳转到博客看又要翻找,不如直接找一次,存放优质内容的链接。

其实 Notion Page 就可以很好的解决这个问题,我们点进作者 linmi 的 Page,把精选的博客链接粘贴进来,需要对比作写作水平的时候,直接点击相应文章查看即可。

当然这里也可以利用 Notion 的浏览器插件来收集内容,再利用 Relation 进行联动。

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这个页面可以收集与作者相关的内容,比如来往沟通记录,都可以存在在这里,方便未来某个时间进行回顾。

最后还有一些场景问题,公司选项仍然有些问题,比如前公司应该怎么写?这里直接在作者介绍内标注前公司就行了,能快速准确看到信息是最重要的。

构建内容管理系统

有作者之后便是内容生产,物色到好的作者之后,便是内容跟进,这里我对「作者」与「内容」进行分表,主要原因有以下几点:

  1. 一个作者可能创建多个内容,在作者页添加属性添加会导致属性过长,且不好管理;
  2. 在作者 Page 内创建不好进行批量化管理,无法进行排期、指派,且多专栏容易混淆;
  3. 为了讲解 Notion 的 Relation 与 Rollup。

需求分析

内容库的作用不仅可以用来跟进内容,跟进作者内容,管理内容上架;还可以预备选题,不一定需要指派作者,待需要时,把内容指派给物色到的好作者即可。

这里内容库必备的属性有以下几点:内容名、介绍、分类、内容标签、作者名、跟进编辑、跟进时间、上架时间、上架后链接,这些是比较通用的属性,在 Notion 构建步骤中我会介绍为什么是这些。

额外的还有,社群、运营相关的任务联动,这里因为内容篇幅原因就不多讲。

Notion 构建步骤

同样我们新建 Page,命名为「内容管理」,同样按照作者我们对内容一些属性进行分类:

  • Title 属性:内容名, Name 栏,不能删除,也不能修改属性,类似索引作用;
  • Text 属性:介绍、
  • Select 属性:分类,对前后端进行分类,方便过滤筛选;
  • Multi-Select 属性:标签,类似作者页提到的技术栈;
  • Url 属性: 内容上架后的链接,方便点击与追踪错误;
  • Person 属性: 跟进编辑,通过多人协作来跟进内容。

实现效果:

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这里如果你要对时间修改格式,可以点击时间选择,再点击「Date Format & Timezone」,在 Date Formate 修改格式即可。这里我修改为常用的的「Year/Month/Day」。

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Notion Relation 讲解

构建好内容库之后,有一些问题便来了:

  1. 我是直接在内容中填写作者名字,那么有没有办法能链接到作者的数据库?
  2. 有内容,也就有数据,数据统计表如何与内容库进行链接?

Notion 很好的提供了 Relation 这一种属性方式,通过 Relation 可以轻松的在多个 Database 中建立连接。 Relation 属于的关系数据库特性,你可以戳 关系数据库 阅读了解背后核心。

实践 Notion 构建作者与内容管理系统-Linmi

这里我们选择 Relation 属性,链接到作者管理的 Database。

实践 Notion 构建作者与内容管理系统-Linmi

这样我们在作者页,也能看到作者目前正在写作哪些内容。

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Notion Rollup 讲解

新的问题又来了,我对作者与内容进行了分表,两个表虽然做了连接,但是如何才能进行相关信息同步。因为我对作者与内容进行了分表,通常我在排期的时候联系作者,在不知道 Rollup 的前提下,我需要点进

  • 通过 Rollup 显示作者的联系方式,一是方便自己,随着内容找作者就方便很多,而是方便同事,离职交接一目了然,跟进的内容转移给同事,同事直接就能在内容页看到信息。
  • 通过 Rollup 显示作者结算数据,每一份内容都需要跟进结算数据,通过 Rollup 直接看到前几个月总和的数据,方便对内容选题进行排序,为策划选题做准备。

这里我们目前只有作者,所以只演示第一个问题,数据的 Rollup 可以自己动手试试。新建一个属性,修改属性为「Rollup」,选择「作者」,再选择属性「电话号码」,即可调取作者管理内的作者联系数据。

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任务分配

由于编辑团队并不是一个人,所以这里的协作共享也很重要,比如在前期的确定合作,女编辑比男编辑更容易达成合作,后续再将与作者确定好的主题分配给其他编辑。这里直接点击「跟进编辑」属性指派任务即可。

实践 Notion 构建作者与内容管理系统-Linmi

如果我只想看我跟进的内容,新建一个 View,命名为 「Linmi 的 跟进」,利用 Notion Filter 过滤我本人,那么我每次只看这个页面就可以看到自己正在跟进的内容,专线跟进就好。

这里还是左上角点击「Add a View」,创建一个新的 Table View,点击「Filter」,选择「编辑跟进」,再选择我自己。

作者协作

Notion 协作用起来是真的舒服,可以自由的赋予一个用户只读、编辑、分享权限,当然这里应用的如何与作者进行协作,作者变更了内容

这里我们就可以在单个内容的 Page 内新建一个 Page ,将作者的邮箱添加为 Guest,Personal 以上的套餐是可以无限添加 Guest,也就意味着你可以中转与你的家庭分享一个页面,共享家庭事务。

实践 Notion 构建作者与内容管理系统-Linmi

接着作者登录 Notion,就可以方便的与编辑进行内容协作,搭配 Notion 的评论,真香。

当然也有一些问题:

  1. 如果你的内容中有 Markdown 的表格,就不建议使用 Notion 进行协作,表格往 Notion 导入是会 Database,从 Notion 导出便是一个链接,或者单独导出成一个 CSV,对后期重新编辑有点噩梦。
  2. Notion 无法很好的导出图片,导出后也是一个链接,对后期编辑同样也是噩梦,我得先「右键」,接着「View Original」,在浏览器打开图片,复制上传图床。对大批量内容来说就不建议采用了。

如果是线下会议之类的库,上述问题可以忽略,多人协作一个会议,完全不用 PPT、Word 在群内丢来丢去。

对了,后续还可以改进的点可以添加一些进度属性,比如待跟进、跟进中、跟进完毕。面对大量内容时,可以只展示待跟进与跟进中的内容。

到这里我插入一个点,利用看板视图看各个编辑的跟进。

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可以思考一下如何实现这个视图。

模板

本文相关的模板你可以点击「Linmi 的作者 + 内容管理系统」,进行复制学习与使用。

总结

当然本文不局限于作者与内容管理,比如:

  • 医生可以用于患者信息管理;
  • 广告商可以用来管理广告客户,通过「客户信息 + 广告内容」两个 Database 进行联动;
  • 律师可以通过「客户 + 案例」两个 Database 进行联动;
  • 教师可以通过「学生 + 作业/任务」两个 Database 进行联动;

当然场景还有很多,如果扩大一点,联动一个公司的产品、开发、运营、市场、客服,也是可以实现的。

当然最后还有一份 Notion 使用小技巧合集,助力你高效率使用 Notion,点击 Notion Tips 访问使用。

参考

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