实践 Notion 构建作者与内容管理系统

前言

其实在 Notion 的模板中已经有了关于 CRM 的模板，但是实际使用方法让不少人犯难，我复制下来模板之后，应该用在哪里？怎么用？这么用是不是可行的？着实让人犯难。

所以本文会通过「作者」+ 「内容」在 Notion 构建一个协作管理系统，让你学会使用 Notion 搭建 CRM，就像搭积木一样简单，辅助提升你的工作效率，帮你省时省力。

本文要点：

• Notion Database View + Filter 用法
• Notion Database Relation、Rollup 简单解析

CRM 是什么？

当然，首先应该是引用一下 CRM 的概念。

“CRM 的全称是 Customer Relationship Management，中文名译作「客户关系管理 」，CRM 是一种企业与现有客户及潜在客户之间关系互动的管理系统。” —— 维基百科 客户关系管理

当然这次分享是只是 CRM 管理的一小部分，但是足以应付一些简单的客户与数据管理，如果是大型业务，建议采用相应的 SAAS 服务进行管理。

话不多说，我们开始吧。

构建作者管理系统

目前我的主职是与技术作者打交道，这里如果套用模型的话，这里的「作者」等于「客户」。早期我在管理作者一般是使用 Google 文档 + Google 表格，其实回过头来看，使用还行，就是操作起来不方便。

1. 无法与 Google 文档内容形成较好联动，每一次都需要复制链接粘贴；
2. 表格操作需要拖拽，进行样式修改比较麻烦；
3. Google 文档、表格由于环境原因无法打开，分享还需要进行导出。

Notion 其实相对上述方式改进其实就是使用方便，操作变得简易， Notion 算是极大节省了我的时间，当然除了节省输入的时间，在回顾上信息上， Google 文档 + Google 表格这种层级的文件，就不如 Notion Database 过滤显示视图来的方便。

怎么说，这算是一个场景与一个工具的完美结合吧。构建最终的呈现效果如下：

需求分析

一个内容生产平台，一般作者的来源有：作者主动申请、作者与读者推荐、编辑邀请。最终到达合作的效果依次是：作者推荐 > 编辑邀请 > 主动申请，但是就信息完整度来说：主动申请 > 编辑邀请 > 作者推荐，信息越充分，被拒的概率也就越高。

鉴于本文是介绍 Notion 如何搭建，且「主动申请」这种方式是已经固定好模板，总觉得能说的干货不是很多，所以这里我就以「编辑邀请」为示例进行讲解。

有个值得说的点：技术圈的作者在构建品牌的第一步时，基本都会把自己的相关信息暴露出来，比如博客、GitHub、邮箱，所以相对其他平台的作者用户也比较容易发掘，算是圈子的一个天然优势。

首先针对性的就需要收集作者的姓名、介绍、联系方式、技术栈、公司、从业年限、博客、GitHub、技术站点主页，这里的联系方式又分为：电话、微信、邮箱与其他可以建立联系的方式。

由于是生产技术专栏内容，首先考察就是作者的技术背景，大部分三年以下的作者的能力是无法胜任专栏写作，一是技术沉淀不足，二是写作文笔跟上不标准。要知道，能做出东西和能教别人做出东西是两回事。

这里有几个点需要重点抓取：

• 技术栈： 为选题方向做匹配，比如只知道他是前端，但是前端技术栈又细分很多领域，比如三大框架 React、Vue、Angular，服务端比较流行的 Node，我们对技术栈进行标签化，会为后来的选题匹配、作者能力判断提供筛选空间。
• 公司： 大公司的作者相对能力会更强，至少他们能过大公司面试这一关，就样本数量说，技术能力不会差太远。
• 从业年限： 技术年限能辅助判断技术沉淀，编程是脑力活的同时也需要大业务量场景辅助学习训练，大部分从业年限久的作者会比年限少的作者经验会更丰富。当然从业年限不能直接和技术沉淀划等号，毕竟真有人写了十年前端，还停留在 「DIV 布局」。
• 博客或者 GitHub ： 这里判断作者标准除了作者写作数量，开源项目的 Star + 绿格之外，也会重点查一下域名注册信息 + GitHub 注册时间。

以上重点均会在接下来的 Notion 作者与内容系统搭建中有体现。还有一些行业点讲出来可能会带来一些麻烦，这里就不多嘴了。

检索作者信息

其实这段说的不太好听就是“人肉”，所以这里只说思路，不玩具体实践，跟着思路可以自行尝试：

找作者方式我梳理了一下有几种：

1. 搜索引擎：其实核心就这一个点，穷举作者的昵称、ID、GitHub 邮箱、博客等等，顺着这些信息，你可以发掘关键的点，比如邮箱检索到作者豆瓣主页，某年发了个租房链接，还留了微信等等。
2. 花钱：当你已经有确定作者，这时候花钱的效果可能会更好，作者与作者之前会组织一些合作的群，打入进去，相对你的资源也就丰富起来。当你找到一个作者群，就可以以这个群为突破口，接着扩散开来，归类的话。遇到好的作者单独私聊即可。
3. 活动会议：单独拎出来讲，会议是比较直接的一种方式，参加一场线下，直接面对面加到讲师微信，这种方式更容易取得信任。

这里也同步一下是实际操作方式，当确定这个作者各项实力没有问题，但是就是找不到联系方式，可以试试：

1. 社交媒体：如微博、推特进行私信留言；
2. 技术平台：如 CSDN、博客园、掘金、思否下的作者内容评论区进行留言，比如出版社编辑们就很喜欢批量的发送邀请，结果就是导致被平台封禁，这时候试试和平台运营者建立良好关系？
3. 他人推荐：这里借助朋友圈、社群、领导上司等等渠道，花钱也好，撒娇也好，都是操作方式，效果最佳，但是使用次数有限制，信任用一次就需要冷却一段时间。

以上只是粗略过一遍思路，具体精细化操作方式我会留在后续的《开发者运营指南》的系列内容里。

如果你的客户或者用户服务群体符合上述特征，不妨试试以上办法。

使用 Notion 组织信息

这里我们针对需求再重新梳理一下，也是为接下来属性设置提供便利。从需求分析部分我们可以可以获取到：姓名、介绍、作者照片、联系方式（微信、邮箱、电话）、技术栈、公司、从业年限、博客、GitHub、技术站点主页、社交媒体（微博、推特）。当然也不必收集这么细致，比如社交媒体在实际业务中作用并不大。

那我们开始使用 Notion 来构建，这里我们点击 Notion 左下角的「New Page」新建一个 Page，图中为三种新建 Page 的方式，当然你也可以快捷键 Mac：Cmd + N、Win：Ctrl + N 新建。

接着我们选择 Table 模板，生成一个 Database 页面。

建好 Database 之后，我们开始设置上面提到的属性。我们先对属性进行分类：

• Title 属性：姓名，就是 Name 栏，不能删除，也不能修改属性，类似索引作用；
• Text 属性：介绍、地址、微信，文本属性，不过属性内可以设置字体颜色、粗细；
• Email 属性：邮箱，设置后点击属性后的链接图标，即可跳到邮件软件；
• Tel 属性：电话，设置这个属性后，在 iPhone 直接点击属性后的电话图标，即可拨打电话；
• Select 属性：公司、从业年限，只能选择一个的标签，比如设置好从业年限一年、两年、三年，直接选择对应年限即可，避免手动输入；
• Multi-Select 属性：技术栈，可以多选的标签，一般个人技术栈都是超过两个，比如一个前端：JavaScript、Vue、Node；
• Url 属性：博客、Github、技术站点、社交媒体，设置后可以直接点击；
• File 属性：照片、文件，拖拽到 Notion 即可上传，需要下载即可。

接下来在 Notion 中开始设置属性，默认新建的 Table 提供了三种属性，分别是 Title、Multi-Select、File，所以这里直接重新命名这三个属性即可。这里采用动图进行演示：

依次创建上面的属性内容，创建好后的效果如下：

这里提一个关于上传的内容，可以在桌面准备好图片，拖拽上传即可，方便未来取设计素材使用。

当然除了上述使用办法，可以直接为姓名前添加图片，这样在内容管理的时候，展示会更美观。

当然后面还有一些流程执行的工作，比如邮寄合同，也就需要作者的地址；作者在网站 ID，方便快速找到作者主页，开启权限，测试内容。这里根据自己需求添加到 Notion 的属性栏，再使用 View + Hide 进行自定义展示。

比如现有的 Table View 展示表单太长了，我找作者邮寄方式未免有些过于麻烦，能否只展示作者的姓名电话地址？

当然可以，左上角点击「Add a View」，创建一个新的 Table View，接着点击「Properties」关闭不需要的属性按钮即可。

这样每次选择作者地址，直接展示的就是作者地址页面，不需要再单页面进行左右调整寻找。

数据迁移

早期由于在 Google 表格内放置了不少数据，从 Google 表格导出后，修改好格式，直接导入到 Notion 即可。

这里说个有趣的点，在导入界面，你点中间四个选项中的任意一个，都可以上传四种格式的文档，Excel 的 XLSX 格式也是支持的。

内容填充

一些作者写了相当多的内容，这里想精选几篇，设置属性又会太长，直接跳转到博客看又要翻找，不如直接找一次，存放优质内容的链接。

其实 Notion Page 就可以很好的解决这个问题，我们点进作者 linmi 的 Page，把精选的博客链接粘贴进来，需要对比作写作水平的时候，直接点击相应文章查看即可。

当然这里也可以利用 Notion 的浏览器插件来收集内容，再利用 Relation 进行联动。

这个页面可以收集与作者相关的内容，比如来往沟通记录，都可以存在在这里，方便未来某个时间进行回顾。

最后还有一些场景问题，公司选项仍然有些问题，比如前公司应该怎么写？这里直接在作者介绍内标注前公司就行了，能快速准确看到信息是最重要的。

构建内容管理系统

有作者之后便是内容生产，物色到好的作者之后，便是内容跟进，这里我对「作者」与「内容」进行分表，主要原因有以下几点：

1. 一个作者可能创建多个内容，在作者页添加属性添加会导致属性过长，且不好管理；
2. 在作者 Page 内创建不好进行批量化管理，无法进行排期、指派，且多专栏容易混淆；
3. 为了讲解 Notion 的 Relation 与 Rollup。

需求分析

内容库的作用不仅可以用来跟进内容，跟进作者内容，管理内容上架；还可以预备选题，不一定需要指派作者，待需要时，把内容指派给物色到的好作者即可。

这里内容库必备的属性有以下几点：内容名、介绍、分类、内容标签、作者名、跟进编辑、跟进时间、上架时间、上架后链接，这些是比较通用的属性，在 Notion 构建步骤中我会介绍为什么是这些。

额外的还有，社群、运营相关的任务联动，这里因为内容篇幅原因就不多讲。

Notion 构建步骤

同样我们新建 Page，命名为「内容管理」，同样按照作者我们对内容一些属性进行分类：

• Title 属性：内容名， Name 栏，不能删除，也不能修改属性，类似索引作用；
• Text 属性：介绍、
• Select 属性：分类，对前后端进行分类，方便过滤筛选；
• Multi-Select 属性：标签，类似作者页提到的技术栈；
• Url 属性： 内容上架后的链接，方便点击与追踪错误；
• Person 属性： 跟进编辑，通过多人协作来跟进内容。

实现效果：

这里如果你要对时间修改格式，可以点击时间选择，再点击「Date Format & Timezone」，在 Date Formate 修改格式即可。这里我修改为常用的的「Year/Month/Day」。

Notion Relation 讲解

构建好内容库之后，有一些问题便来了：

1. 我是直接在内容中填写作者名字，那么有没有办法能链接到作者的数据库？
2. 有内容，也就有数据，数据统计表如何与内容库进行链接？

Notion 很好的提供了 Relation 这一种属性方式，通过 Relation 可以轻松的在多个 Database 中建立连接。 Relation 属于的关系数据库特性，你可以戳 关系数据库 阅读了解背后核心。

这里我们选择 Relation 属性，链接到作者管理的 Database。

这样我们在作者页，也能看到作者目前正在写作哪些内容。

Notion Rollup 讲解

新的问题又来了，我对作者与内容进行了分表，两个表虽然做了连接，但是如何才能进行相关信息同步。因为我对作者与内容进行了分表，通常我在排期的时候联系作者，在不知道 Rollup 的前提下，我需要点进

• 通过 Rollup 显示作者的联系方式，一是方便自己，随着内容找作者就方便很多，而是方便同事，离职交接一目了然，跟进的内容转移给同事，同事直接就能在内容页看到信息。
• 通过 Rollup 显示作者结算数据，每一份内容都需要跟进结算数据，通过 Rollup 直接看到前几个月总和的数据，方便对内容选题进行排序，为策划选题做准备。

这里我们目前只有作者，所以只演示第一个问题，数据的 Rollup 可以自己动手试试。新建一个属性，修改属性为「Rollup」，选择「作者」，再选择属性「电话号码」，即可调取作者管理内的作者联系数据。

任务分配

由于编辑团队并不是一个人，所以这里的协作共享也很重要，比如在前期的确定合作，女编辑比男编辑更容易达成合作，后续再将与作者确定好的主题分配给其他编辑。这里直接点击「跟进编辑」属性指派任务即可。

如果我只想看我跟进的内容，新建一个 View，命名为 「Linmi 的 跟进」，利用 Notion Filter 过滤我本人，那么我每次只看这个页面就可以看到自己正在跟进的内容，专线跟进就好。

这里还是左上角点击「Add a View」，创建一个新的 Table View，点击「Filter」，选择「编辑跟进」，再选择我自己。

作者协作

Notion 协作用起来是真的舒服，可以自由的赋予一个用户只读、编辑、分享权限，当然这里应用的如何与作者进行协作，作者变更了内容

这里我们就可以在单个内容的 Page 内新建一个 Page ，将作者的邮箱添加为 Guest，Personal 以上的套餐是可以无限添加 Guest，也就意味着你可以中转与你的家庭分享一个页面，共享家庭事务。

接着作者登录 Notion，就可以方便的与编辑进行内容协作，搭配 Notion 的评论，真香。

当然也有一些问题：

1. 如果你的内容中有 Markdown 的表格，就不建议使用 Notion 进行协作，表格往 Notion 导入是会 Database，从 Notion 导出便是一个链接，或者单独导出成一个 CSV，对后期重新编辑有点噩梦。
2. Notion 无法很好的导出图片，导出后也是一个链接，对后期编辑同样也是噩梦，我得先「右键」，接着「View Original」，在浏览器打开图片，复制上传图床。对大批量内容来说就不建议采用了。

如果是线下会议之类的库，上述问题可以忽略，多人协作一个会议，完全不用 PPT、Word 在群内丢来丢去。

对了，后续还可以改进的点可以添加一些进度属性，比如待跟进、跟进中、跟进完毕。面对大量内容时，可以只展示待跟进与跟进中的内容。

到这里我插入一个点，利用看板视图看各个编辑的跟进。

可以思考一下如何实现这个视图。

模板

本文相关的模板你可以点击「Linmi 的作者 + 内容管理系统」，进行复制学习与使用。

总结

当然本文不局限于作者与内容管理，比如：

• 医生可以用于患者信息管理；
• 广告商可以用来管理广告客户，通过「客户信息 + 广告内容」两个 Database 进行联动；
• 律师可以通过「客户 + 案例」两个 Database 进行联动；
• 教师可以通过「学生 + 作业/任务」两个 Database 进行联动；

当然场景还有很多，如果扩大一点，联动一个公司的产品、开发、运营、市场、客服，也是可以实现的。

当然最后还有一份 Notion 使用小技巧合集，助力你高效率使用 Notion，点击 Notion Tips 访问使用。

参考

• 客户关系管理