发票报销对职场人并不陌生,我曾经组织过十几场线下活动,发票报销的时候就比较难受,需要贴票,写明细,方便财务进行核对打款。当时并没有站在财务的方向思考,如果是一名财务,如何来管理这些发票?

也就是今天的主题,Notion 发票报销模板解析。选择这个主题原因有二,一是 Notion 中文社区的 Windy 在昨晚的线上对聊中,说到用 Notion 如何管理和进行发票报销。二是 Notion 前天的更新了一个自动 Filter 的功能,刚好可以结合这个案例来讲一讲。

但是注意的是,我不是一名会计或财务,昨晚看了相关 SaaS 公司的产品,了解到发票报销实际很复杂,比如需要校验是否重复填票。如果你是中大公司的财务,建议直接使用 SaaS 产品来减轻压力。如果只是十人以下的小团队,可以尝试 Notion 来管理组织。当然个人可以使用,不用在 Excel 中兜来兜去。

前提概要

  • 帮助熟悉 Notion Page 的基础操作,展开全页、查看历史、PDF 内嵌;
  • 可以帮助你了解 Notion Datebase 的一些基础功能,如新建属性、Filter 使用、Relation 与 Rollup 操作;
  • 了解 Notion 最近更新的自动过滤的操作步骤,减少自己手动操作时间;

内容本来涉及到金额转大写,试着实现了一下,相当复杂,所以也就不在本篇内容中。那就不多说,直接上手组织。

教程声明

考虑到 Notion 是支持多端使用,我使用的是 Mac 版本,如果出现快捷键等操作,Win 用户请将Cmd替换为 CtrlOption替换为 Alt

本教程是半成品教程,更多细节使用并未一一指出与解释。

效果演示

Notion 发票报销模板解析-Linmi

组织发票报销 Database

在组织发票报销 Database 之前,我们需要了解一下发票报销时需要哪些东西,我从企业微信里面的发票报销模块中抽出以下要点:

  • 报销公司:如果所在公司出现多个公司,比如有的公司为了方便融资,拆成两个主体;
  • 报销类型:基本是差旅、交通与招待;
  • 报销事由:也就是报销的原因,比如因为组织一场线下活动产生的费用而报销;
  • 费用类型:比较多,分为飞机票、火车票、的士票、住宿费、餐饮费等等;
  • 发生时间:消费时间,可以根据发票上时间具体到小时,看个人;
  • 费用金额:就是消费的钱;
  • 费用说明:比如补充一下这笔费用为什么超出预算?
  • 附件:发票照片、行程照片
  • 报销人:一半是个人报销个人。

这里可以抽出两个模块,第一个就是发票报销的项目,项目是报销的主体项目,比如一次团建活动。第二个是项目明细,可以理解为团建活动下的出行、住宿、餐饮等项目的费用。通过 Notion 的关系数据库功能,对主体项目与项目明细进行一个关联。且项目明细的金额也可以实时汇总到主体项目中。

了解要点之后,我们就可以开始试着组织我们的管理报销 Database。

新建 Database:组织一个基础的发票报销框架

操作步骤:

  1. 新建一个空 Page,选择 Empty;
  2. 在刚刚新建的 Page 里,使用 /Table 新建两个 Table,分别命名为:发票报销项目明细

快捷键使用:

  1. 上述操作步骤一的新建 Page,Mac 用户在客户端中可以使用Cmd + N来新建 Page;
  2. 操作步骤二,新建 Table 完成后,可以按住 Option,点击 Block 前⋮⋮,拖拽即可复制。

操作演示:

Notion 发票报销模板解析-Linmi

修改发票报销 Datebase 属性

操作步骤:

  1. 展开刚刚新建的发票报销页面,点击右上角 ···,找到Full width选项打开开关;
  2. 点击发票报销 Database 中的 Name 选项,开始逐个修改属性。
    • 项目:Name 属性,也就是上面说的团建、线下活动组织,类似就是一些费用的集合;
    • 审批进度:Select 属性,采用三种进度来表示,分别是已提交、审核中、已打款;
    • 申请时间:Date 属性,填写表单的时间,时间中可以使用 End Date 来表示已打款时间;
    • 报销类型:Select 属性,类似团建、聚会、办公用品采买;
    • 总金额:默认 Text,后续需要进行修改,这里是用于计算项目明细的金额;
    • 项目明细:默认 Text,后续会与项目明细进行 relation;
    • 附件:Media & File 属性,上传发票截图与行程单截图,主要是集中费用使用;
    • 报销人:People 属性,如果考虑到自己报销自己,那么可以选择Create By

操作演示:

Notion 发票报销模板解析-Linmi

修改发票报销 Datebase 属性

  1. 点击项目明细分别修改属性
    • 项目明细:Name 属性,对应的团建中的有出行,住宿等项目的费用;
    • 项目:Select 属性,差旅、交通与招待;
    • 类型:Select 属性,飞机票、火车票、的士票、住宿费、餐饮费等等;
    • 费用:Number 属性,选择后点击数字前的 123选择 Yuan ;
    • 报销项目:会在 Relation 后自动生成;
    • 附件:Media & File 属性,上传发票截图与行程单截图,可以分开展示;
    • 说明:Text 属性,解释一些超出报销范围的事项。

操作演示:

Notion 发票报销模板解析-Linmi

接着我们根据需求,填入属性中的一些数据,比如 Select 属性的数据,修改时间的展示样式。

修改 Select 属性

Notion 发票报销模板解析-Linmi

修改时间的展示样式

这里我将时间修改为年、月、日,更符合国人习惯。

Notion 发票报销模板解析-Linmi

发票报销项目明细 Database 关联

操作步骤:

  1. 发票报销中的项目明细栏,我们修改属性为 Relation,进而检索项目明细 Datebase 进行关联;
  2. 修改项目明细的刚刚关联的属性名,改为发票报销

操作演示:

Notion 发票报销模板解析-Linmi

计算总金额

进行 Relation 关联后,我们需要来计算一下项目明细的总金额,这里就需要用到 Rollup。

操作步骤:

  1. 将总金额属性改为 Rollup;
  2. 点击输入框,分别选择项目明细、费用与 Sum;
  3. 测试总额数据。
Notion 发票报销模板解析-Linmi

设置自动关联过滤

操作步骤:

  1. 按照上述步骤创建好 Datebase 且关联好两个 Datebase;
  2. 点击项目明细 Datebase 前的⋮⋮,复制这个 Datebase 的链接;
  3. 点击项目明细 Datebase 右上角 New 旁边的 ,再点击 + New template
  4. 粘贴项目明细的链接,调整属性位置,方便生成模板后更利于查看使用;
  5. 命名模板为报销模板项目明细 Datebase 的有上方点击 ···,点击后找到 Filter 操作按钮;
  6. 选择属性为发票报销,Contains 选择为刚刚命名的报销模板

这样,我们的自动过滤模板就实现了,之后我们只需要点击报销模板,模板内创建的内容都会自动进行关联,无需手动操作。

操作演示:

Notion 发票报销模板解析-Linmi

数据填入测试

我们随机填入一些数据进行测试,看看一些内容效果,其实演示的 Gif 了。

Notion 发票报销模板解析-Linmi

管理演进

模板满足十人的小团队总结报销基本是足够的。如果扩展到更多人,那么需要就是提前对团队成员约束好,避免对财务造成审核压力,比如重复的发票,在 Notion 中就很难自动判定。

同样本文也没有介绍到 View 创建,通过 View 创建,可以分类筛选不同状态下的数据,拿到自己想要的数据。内容会在录制视频后进行补充。

总结

这个管理发票其实也可以用来管理文件、任务,本质只是属性的不同。再说一个场景就是管理快递邮寄信息 + 记录物品的进存数据,属性添加一个 Tel 与 Checkbox 即可。

模板获取

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